[Assemblée Générale Ordinaire 2023]

[Tim]

Bonjour,

J'ouvre l'Assemblée Générale Ordinaire 2023

Je vais commencer par le bilan moral :

Déjà en préambule, statutairement, l'AG concerne l'année civile précédente et doit être tenue dans les 6 mois suivant la clôture de la précédente.

Ca n'était globalement pas le cas les 2 années précédentes et nous réparons cette erreur maintenant.

Ce qui signifie que le bilan moral va un peu répéter ce qui a été dit l'an dernier et que le bilan financier va donc représenter l'année civile 2022.

Donc :

- Nous avions le playgroup Lyonnais qui n'avait plus de salle pour jouer depuis la crise du covid la boutique qui les accueillait n'ayant pas réouverte. Grâce à l'assurance de l'association ils ont pu avoir une salle auprès de leur municipalité et les parties hebdomadaires reprennent avec même quelques nouveaux.

- Alain Greiner le CN France depuis de nombreuses années a décidé en fin d'année de quitter ses fonctions. Je profite de cette AG de pour le remercier à nouveau pour le travail abattu pour la communauté française.

- Christophe Baltazar a été nommé pour prendre sa place, merci à lui !

J'invite Thomas notre trésorier à présenter le bilan financier. En attendant, si vous avez des questions/remarques n'hésitez pas.

Pour le Conseil d'Administration, Tim Daudé, président de VEKN : France

[Snegiem]

Le rapport financier de l'Association par le trésorier de l’association

La période de référence a été modifié par rapport à celles utilisées les années précédentes.

Pour les rapports financiers précédents depuis ma prise de poste ainsi que sur les années antérieures, la période de référence couvrait la période d’une AGO à la suivante.
Or après relecture des statuts de l’association, il est apparu que les rapports financiers devaient couvrir la période du 01er janvier N au 31 décembre N.
Par conséquent, le présent rapport portera sur la période du 01er janvier 2022 au 31 décembre 2022 et non à partir du solde au 31/07/2022 qui avait été annoncé lors de la dernière AGO.
Afin de faciliter la lecture des données, les données 2021 (du 01er janvier au 31 décembre 2021) ont été recalculées et sont indiquées à titre informatif.

Au 31/12/2021, les soldes de l’association s’élevaient à 2.433,98 € (compte courant 256,46 € et livret A 2.177,52 €).

Total des recettes du 01.01.2022 au 31.12.2022 : + 200,93 €
- Hello Asso et cotisations membres +171 € (contre +223 € en 2021)
- Intérêts + 29,93 € (contre + 10,69 € en 2021)

Total des dépenses du 01.01.2022 au 31.12.2022 : -146 € dont
- Assurance -26 € (contre -71,27 € en 2021).
- Frais bancaires -120 € (contre -90 € en 2021)
- Il n’y a eu aucun remboursement d’avances de frais en 2022 (contre 682,27 € en 2021)

Soldes des comptes au 31/12/2022 : 2 488,91 € (compte courant 281,46 € livret A : 2 207,45 €)

Quelques remarques générales sur les comptes 2022 et sur la perennité financière de l’association :
- Le montant de l’assurance en 2022 est très inférieur au montant habituel du fait de son renouvellement tardif et au pro-rata pour la couverture de l’évenement Oktogone. Pour 2023, l’assurance a été renouvelée pour l’ensemble de l’année pour un tarif attendu d’environ 75 €. Si vous souhaitez organiser des evenements en partenariat avec l’association pour 2023 ou l’année à venir, n’hésitez pas à contacter le CA en précisant la date et le lieu pour pouvoir bénéficier de l’assurance dans le cadre de vos activités liées à vtes.

- Nous avons effectué début 2023, le transfert des comptes de la banque populaire à la banque en ligne Qonto. Notre relation avec la banque populaire depuis ma prise de poste a été compliquée avec en particulier une absence de réactivité ou de réponse appropriée à nos demandes et notre situation. A titre d’exemple, la banque nous a averti d’augmentations tarifaires pour 2023 mais n’a jamais daigné nous transmettre le montant de l’augmentation ou le livret tarifaire. Avec le passage chez un nouvel opérateur bancaire, nous espérons une réduction des frais bancaires d’environ 20 euros annuels par rapport aux frais qui nous étaient facturés en 2022. Qonto ne permettant pas de livret A, donc seul un compte courant a été ouvert.

- Si le niveau des cotisations se maintient pour 2023, les cotisations devraient presque permettre de couvrir les frais fixes 2023 estimés à 177 euros annuels (banque 102 € et assurance 75 €). Je rappelle que les cotisations et les dons permettent à l’association d’avoir une assurance pour couvrir les évènements de ses membres et un compte bancaire pour l’achat de lots.

- L’association au travers de son Coordinateur National propose des lots pour les tournois. Si vous organisez un tournoi, vous pouvez acquérir des lots achetés par l’association pour les proposer, merci de vous rapprocher du Coordinateur National pour les modalités et les détails.

Cordialement

Thomas (trésorier de l association Vekn France)

[Tim]

On peut faire un premier retour sur la campagne d'adhésion 2023 :

Nous étions 38 adhérents pour 171 € collectés en don dans le cadre de la campagne d'adhésion 2022.

Nous sommes pour l'instant 30 adhérents pour la campagne 2023 pour 141 € collectés à ce jour.

Nous sommes sur les bases d'une adhésion similaire à l'an dernier tant en nombre d'adhérent qu'en dons collectés. et j'en profite pour dire que d'une part il n'est pas trop tard pour le faire (viewtopic.php?t=19891) et que d'autre part il faut être adhérent pour voter.

Il y a toujours des adhésions qui arrivent au compte goutte en cours d'année et notamment lors des événements comme le CF qui je le rappelle se tiendra cette année à Vitrolles près de Marseille le WE du 3 juin :

(viewtopic.php?t=19904)

[Tim]

Dernière chose avant de passer au vote formel, y a-t-il des questions ou des commentaires sur l'association, sa gestion, sa vie ?

[Alef-Thau]

Question conne, peut-on savoir qui est adhérent ?
(ou c'est secret)

[Tim]

Je crois que ça n'est pas problématique. Je me renseigne pour voir si on est pas dans des problématiques de type utilisation des données persos.

[Alef-Thau]

Bah quand j'arrive à l'AG de l'autre asso dont je fais partie, j'peux savoir qui est adhérent ou pas, ici ça me paraît un peu opaque.
Et je crois même savoir que ça fait partie des données "publiques".

[Tim]

C'est ce sur quoi je suis en train de me renseigner.

Et c'est plus compliqué que ça.

Il y a des notions de CNIL et de RGPD.

En l'état, je ne vais pas mettre en public la liste des membres sans leur consentement explicite (je dois vérifier ailleurs que sur mon téléphone si on demande ce consentement lors de l'inscription).

Cependant, je pense que si quelqu'un la demande je peux la fournir en privé.

Le but n'est surtout pas d'être opaque mais d'être en conformité avec la loi.

[Tim]

Ce que j'ai trouvé sur le sujet me fait dire que les informations doivent être disponibles aux membres de l'association en faisant la demande mais qu'elles ne peuvent pas être de base rendues disponibles sur un site ouvert à tous.

Si un membre de l'association m'en fait la demande
Mail : tdaude(at)gmail(point)com je me ferait un plaisir (et même visiblement un devoir) de fournir ce document.

[Alef-Thau]

Merci pour ta réponse claire, je n'avais pas saisi la "dimension" protection des données sur un site comme celui-ci.

[Tim]

Je propose maintenant de procéder au vote :

Il y a une seule chose cette année donc un oui ou un non accompagné du nom et prénom du votant sera suffisant.
Je rappelle que seul les membres à jour de leurs cotisations peuvent voter.

Validez vous les bilans moral et financier du président et du trésorier pour l'année 2022 ?

Je propose de garder les votes ouverts pendant une période de 7 jours donc jusqu'au 20/04/23 23h59.

[Tim]

Timothée Daudé : oui

[eveque69]

Mikaël Lavallée : oui

[eveque69]

Mikaël Lavallée : oui

[Alef-Thau]

Jérôme Arnaud: oui

[Ankha]

Vincent Ripoll : oui

[Alkardil]

Romain Ledur : oui

[Nicolas]

Fanny, Gabriel et Nicolas : Oui.

[Snegiem]

Thomas Langaret : oui

[Tim]

D'autres personnes qui veulent exprimer un vote ?

[berlin_tremere]

Christophe baltazar : oui

[Lestat]

Laurent Ribeyre : Oui